Política de
Privacidad

Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales (en adelante, la "Política") ha sido elaborada de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Circular Externa 001 de 2025 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y demás normas concordantes aplicables al tratamiento de datos personales en la República de Colombia.

Tokinm es una plataforma que facilita la adquisición de Membresías Digitales de Uso Turístico sobre activos inmobiliarios, y actúa como proveedor tecnológico y administrador del mandato individual otorgado por cada Miembro. Tokinm no es una entidad financiera, no capta recursos del público ni ofrece valores. Esta Política se integra como parte de los Términos y Condiciones de uso de la plataforma.

La presente Política aplica a todo el tratamiento de datos personales realizado por Tokinm S.A.S. sobre la información que obtiene de los titulares con ocasión de la prestación de sus servicios, incluyendo:

• Usuarios y visitantes de la página web, aplicación móvil y demás canales digitales de Tokinm.
• Personas que se registran como Miembros y aceptan los Términos y Condiciones.
• Personas que suscriben contratos de Membresía Digital de Uso Turístico sobre activos inmobiliarios administrados por Tokinm.
• Terceros que interactúan con Tokinm (proveedores, operadores turísticos con RNT, aliados tecnológicos, contrapartes contractuales, autoridades).

Tokinm adopta y aplica los siguientes principios en todas las actividades de tratamiento de datos personales:

• Legalidad: El tratamiento se realiza conforme a la Ley 1581 de 2012 y las demás disposiciones que la desarrollan.
• Finalidad: Los datos se recolectan con finalidades legítimas, específicas, determinadas y previamente informadas al Titular.
• Libertad: El tratamiento solo se realiza con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: En todo tiempo se garantiza al Titular el derecho a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: Los datos solo pueden ser tratados por las personas autorizadas por el Titular o por quienes la Ley faculte.
• Seguridad: La información se protege mediante las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.
• Minimización: Solo se recolectan los datos estrictamente necesarios para las finalidades informadas, evitando la recolección de información excesiva.
• Responsabilidad demostrada: Tokinm conserva evidencia del cumplimiento de los deberes impuestos por la normativa y podrá demostrarlo ante las autoridades cuando sea requerido.

Dependiendo de la relación que mantengas con Tokinm, podremos recolectar y tratar las siguientes categorías de datos personales:

En el curso de los procesos de verificación de identidad, Tokinm trata datos biométricos (imagen facial y características derivadas del proceso de reconocimiento) clasificados como datos sensibles conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012.

El tratamiento de estos datos se realiza bajo las siguientes condiciones reforzadas:

• Recolección únicamente con autorización expresa, previa e informada del Titular.
• Finalidad exclusiva de cumplir con obligaciones KYC, AML/CFT, SAGRILAFT y prevención de fraude; no se utilizan para finalidades comerciales, de marketing ni para elaboración de perfiles.
• El Titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles; sin embargo, la ausencia de esta autorización impedirá la vinculación como Miembro, por cuanto Tokinm no puede cumplir con sus obligaciones regulatorias sin dicho proceso.
• Almacenamiento cifrado y acceso restringido mediante controles técnicos y de autenticación reforzada.
• Tratamiento a través de proveedores especializados (por ejemplo, Stripe Identity) que cuentan con contrato de transmisión de datos y medidas de seguridad acreditadas.

Como Titular de los datos personales, tienes los siguientes derechos, que podrás ejercer de manera gratuita y en cualquier momento:

Tokinm se compromete a:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar la autorización otorgada por el Titular, así como informar debidamente las finalidades.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado todas las novedades respecto de los datos.
• Rectificar los datos cuando ello resulte procedente.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012.
• Informar al Titular sobre el uso dado a sus datos cuando este lo solicite.
• Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad o existan riesgos en la administración de la información.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por la SIC y demás autoridades competentes.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos.

Para la prestación de los servicios, Tokinm se apoya en los siguientes tipos de Encargados, quienes actúan bajo instrucción del Responsable y mediando contrato de transmisión de datos conforme al Decreto 1074 de 2015 y la Circular 001/2025 SIC:

• Proveedores de verificación de identidad y screening AML/CFT (KYC/KYT): Por ejemplo, Stripe Identity: validación biométrica, verificación documental y consulta en listas restrictivas AML/CFT, PEP, sancionatorias y de antecedentes.
• Pasarelas de pago y on-ramps de stablecoins: Por ejemplo, Plenti, Monabit y Stripe: recepción, conversión y dispersión de fondos.
• Proveedores de infraestructura tecnológica: Servicios de hosting en la nube, almacenamiento cifrado, mensajería transaccional y analítica.
• Operadores turísticos con RNT: Responsables de la explotación comercial del inmueble; acceden a datos mínimos de identificación para la gestión de reservas.
• Asesores profesionales: Abogados, contadores y auditores externos, obligados por reserva profesional.

Tokinm exige a todos los Encargados el cumplimiento de estándares equivalentes a los de esta Política, y conserva evidencia documental del vínculo contractual y de los controles aplicados.

En virtud de la arquitectura internacional de Tokinm y el uso de proveedores tecnológicos globales, algunos datos personales podrán ser objeto de transmisión o transferencia hacia los siguientes destinos:

• Emiratos Árabes Unidos (IFZA): hacia Tokinm Tech & Holdings LLC FZ, afiliada emisora de las Membresías y administradora de ciertas funciones fiduciarias y tecnológicas.
• Estados Unidos y Unión Europea: hacia proveedores de verificación de identidad, infraestructura en la nube y pasarelas de pago internacionales.

Cuando el país de destino no cuente con un nivel adecuado de protección según los estándares de la SIC, Tokinm celebrará con el receptor contratos que incorporen cláusulas contractuales tipo con garantías suficientes.

Al aceptar esta Política, el Titular autoriza de manera expresa dichas transmisiones y transferencias internacionales, en el entendido de que son necesarias para la prestación integral de los servicios y se realizan bajo medidas de seguridad y confidencialidad equivalentes a las aplicadas en Colombia.

La plataforma web y la aplicación móvil de Tokinm utilizan cookies y tecnologías similares con las siguientes finalidades:

• Cookies estrictamente necesarias: Permiten el funcionamiento básico (sesión, seguridad, balance de carga). No requieren consentimiento.
• Cookies de preferencias: Recuerdan opciones del usuario (idioma, moneda, configuración).
• Cookies de analítica: Permiten medir el uso del sitio de forma agregada y anónima, sujetas a consentimiento.
• Cookies de marketing: Apoyan la personalización publicitaria en redes externas, sujetas a consentimiento explícito y revocable.

El Titular podrá configurar sus preferencias en el banner de cookies presentado al ingresar a la plataforma, así como modificar su elección en cualquier momento desde la sección Centro de Privacidad.

Tokinm implementa medidas técnicas, administrativas y humanas razonables y acordes con el estado de la técnica para proteger los datos personales, incluyendo:

• Cifrado en tránsito (TLS 1.2 o superior) y en reposo para bases de datos y backups.
• Controles de acceso basados en el principio de menor privilegio y autenticación multifactor para personal interno.
• Registro y monitoreo (logs) de eventos de seguridad, con alertas sobre accesos anómalos.
• Segregación de ambientes (desarrollo, pruebas, producción) y gestión de vulnerabilidades periódica.
• Capacitación del personal en protección de datos y deberes de confidencialidad.
• Procedimientos de respuesta a incidentes, con notificación oportuna a la SIC y a los Titulares afectados cuando corresponda.

Pese a estos esfuerzos, ningún sistema es absolutamente inviolable. Tokinm no asume responsabilidad por incidentes causados por fuerza mayor, caso fortuito, acciones dolosas de terceros o por culpa del propio Titular en la custodia de sus credenciales.

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y, en todo caso, durante el término en que Tokinm deba atender obligaciones legales, contables, tributarias, contractuales o regulatorias. A título orientativo:

Una vez vencido el término de conservación, los datos serán suprimidos o anonimizados de forma segura, salvo cuando exista un deber legal de conservación mayor.

Los servicios de Tokinm están dirigidos exclusivamente a personas mayores de dieciocho (18) años con plena capacidad legal. Tokinm no recolecta de manera consciente datos personales de menores de edad.

En caso de detectarse que se han recolectado datos de un menor sin la autorización de su representante legal, se procederá a su supresión inmediata.

Cuando un menor sea designado como beneficiario o titular del derecho de uso turístico a través de un representante legal, el tratamiento se hará en estricto respeto del interés superior del menor, limitándose a los datos necesarios para la acreditación del vínculo.

Tokinm podrá modificar esta Política en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán comunicados al Titular con al menos diez (10) días calendario de anticipación a su entrada en vigencia, a través del correo electrónico registrado, notificaciones en la plataforma o publicación destacada en la página web.

Conforme al principio de responsabilidad demostrada, Tokinm conservará el histórico de versiones de esta Política y dejará evidencia de la fecha de entrada en vigencia de cada una.

Al registrarte en la plataforma Tokinm, aceptar los Términos y Condiciones y marcar la casilla correspondiente, autorizas de manera libre, previa, expresa, informada e inequívoca a Tokinm S.A.S. para que trate tus datos personales de acuerdo con las finalidades descritas en esta Política, incluidas las transmisiones y transferencias nacionales e internacionales necesarias para la prestación del servicio.

La presente Política entra en vigencia el 22 de abril de 2026 y permanecerá vigente hasta que sea modificada o sustituida por Tokinm.